Au cœur de la solution Dynamics GED, Microsoft SharePoint sert d’interface de stockage et de recherche pour tous vos documents numériques. Cette solution développée par Microsoft a justement comme objectif la gestion de contenu, des moteurs de recherche et la gestion électronique de documents.
Indexation
A l’aide de l’interface d’indexation, vos documents sont classés par clients, type de documents…
Zone 1 : File d’attente des fichiers à indexer
Zone 2 : Champ d’indexation (type de tiers, type de document, numéro de document, mots clés…)
Zone 3 : Aperçu du document pour faciliter son indexation
Bibliothèques de SharePoint
Une fois les document indexés, ils sont directement placés dans une bibliothèque. SharePoint gère des bibliothèques de contenu qui peuvent être privées ou publiques.
Les bibliothèques privées sont réservées à un usage exclusivement interne à l’entreprise. Elles servent de stockage pour tous les documents propres à la gestion administrative de l’entreprise (devis, commande, facture client/fournisseur…).
Contrairement aux bibliothèques privées, les bibliothèques publiques qui peuvent être accessibles de l’extérieur par vos clients ou fournisseurs par exemple. A partir de cet extranet sécurisé et ses bibliothèques publiques, il devient très facile de partager vos documents numérisés comme des devis ou des factures. Les bibliothèques publiques peuvent être configurées de telle sorte que vos clients ou fournisseurs puissent également y interagir et y déposer des documents demandés tels que des validations de commande, des devis signés, des factures… Avec cette méthode, la plupart des transactions qui se font actuellement au travers de supports papier peuvent être entièrement dématérialisées.
Permissions
Afin de préserver l’intégrité, la confidentialité ou la protection de certaines informations, SharePoint permet de sécuriser les bibliothèques grâce à un système de permission. Selon le profil d’une personne, elle aura la possibilité ou non d’accéder à certains dossiers.
En plus d’être le centre de stockage de Dynamics GED, SharePoint permet également de communiquer avec d’autres solutions d’entreprises de Microsoft.
